Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä

Toivon Portti ry
Itsenäisyydenkatu 6, 39500 IKAALINEN

Yhteyshenkilö
Ilkka Klinga
050 0630960
ilkka.klinga@gmail.com

Henkilötietojen käsittelijä

Sivuston kautta lähetettävät lomakkeet

Sivuston kautta lähetettävien henkilötietojen käsittelijänä toimii palvelimien palveluntarjoaja DigitalOcean, LLC, jonka tietojenkäsittelysopimuksen löydät tästä linkistä.

Tietojen käsittelyn tarkoitus

Leiritoiminta

Leiritoimintaa varten kerättäviä tietoja käytetään leiritoiminnan mahdollistamiseksi.

Allergia- ja sairaustiedoista laaditaan leirin keittiöhenkilökunnalle lista erityisruokavalioista, sekä leirinjohtajalle tiedot sairauksista, sekä niiden vaatimasta lääkityksestä ja muista huomioon otettavista seikoista osallistujan terveyteen liittyen.

Huoltajan tietoja käytetään ottamaan tarvittaessa yhteyttä osallistujan huoltajaan.

Palaute

Palautelomakkeen kautta kerättäviä tietoja käytetään ottamaan tarvittaessa yhteyttä palautteen lähettäjään.

Markkinointi

Ilmoittautumislomakkeessa annettua huoltajan sähköpostiosoitetta saatetaan tietojen antajan suostumuksella käyttää markkinointitarkoituksiin, kuten tiedottamaan tulevista leireistä sähköpostilla.

Rekisterissä olevat tiedot

Ilmoittautumislomakkeen kautta annetut tiedot osallistujasta

Etunimi, sukunimi, sukupuoli, syntymäaika, allergiat ja sairaudet, samalle leirille tulevat sisarukset, aikaisempi leirikokemus, huoltajan nimi, huoltajan puhelinnumero, huoltajan osoite, huoltajan sähköpostiosoite, lisätietokentässä annetut tiedot.

Palautelomakkeen kautta annetut tiedot

Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, palautekentässä annetut tiedot.

Henkilötietolomakkeen kautta annetut tiedot

Henkilötietolomakkeen kautta kerättyjä tietoja ovat muun muassa leiriläisen ja huoltajan yhteystiedot, sekä leiriläisen terveystiedot. Henkilötietolomakkeen ja kaikki sen sisältämät tiedot löydät tästä linkistä.

Selaimen lähettämät tiedot

Selamien lähettämiä tietoja, kuten IP-osoite tai käyttöjärjestelmän tiedot, saattaa jäädä palvelimen tapahtumalokeihin.

Tietojen kerääminen

Tietoja kerätään nettisivuilla olevien lomakkeiden (ilmoittautumislomake, palautelomake) kautta, sekä paperisesti lasten huoltajien leirille toimittamilla henkilötietolomakkeella.

Sivuston kautta lähetettävät lomakkeet

Sivuston kautta lähetetyn lomakkeen tiedot lähetetään suojattua SSL-yhteyttä käyttäen ja tallennetaan sivuston tietokantaan.

Henkilötietolomake

Henkilötietolomake kerätään leirille saavuttaessa ja talletetaan lukittuun tilaan leirin ajaksi.

Selaimen lähettämät tiedot

Selain lähettää automaattisesti joitakin tietoja palvelimelle. Tiedot tallentuvat palvelimen tapahtumalokeihin.

Tietojen säilyttäminen

Palvelimelle tallennettavat tiedot

Tietoja säilytetään EU:ssa sijaitsevalla palvelimella, jota ylläpitää DigitalOcean, LLC (tietojenkäsittelysopimus). Sivuston kautta pääsy tietoihin on mahdollista vain salasanasuojatusta hallintapaneelista.

Leirin päätyttyä ilmoittautumislomakkeen kautta lähetetyistä leirin ilmoittutumistiedoista laaditaan yhteenveto, jonka yhteydessä kaikki yksilöivät tiedot leiriläisestä poistetaan. Jokaisesta ilmoittautuneesta jää jäljelle jää vain sukupuoli ja ikä leirin päättymishetkellä.

Ilmoittautumislomakkeessa annettu huoltajan sähköpostiosoite säilytetään markkinointitarkoituksia varten, mikäli ilmoittautumislomakkeessa on annettu suostumus markkinointiin.

Selaimen automaattisesti lähettämiä tietoja tallennetaan palvelimen tapahtumalokeihin.

Henkilötietolomake

Henkilötietolomakkeita säilytetään leirin ajan lukitussa tilassa. Tietoihin on pääsy vain leirinjohtajalla.

Leirin päätyttyä kyseisen leirin henkilötietolomakkeet hävitetään asianmukaisella tavalla. Näillä toimenpiteillä minimoidaan ulkopuolisen tahon mahdollisuus päästä käsiksi tietoihin.

Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja saatetaan luovuttaa poliisille tai muille viranomaisille oikeuden vaatimuksesta. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn erillistä suostumusta, eikä henkilötietoja luovuteta EU:n ulkopuolelle.

Riskitekijät ja niihin valmistatuminen

Palvelimelle tallennettavat tiedot

Mahdollisia riskitekijöitä ovat esimerkiksi tietojärjestelmän tietomurrot, sekä ylläpitäjien käyttäjätunnuksien vuotaminen. Näihin varaudutaan normaaleilla tietoturvakäytännöillä, kuten tietoturvapäivityksillä. Lisäksi tietojen käsittelyyn valtuutetuilta henkilöiltä edellytettään riittävän vahvaa tietämystä tietosuojasta esimerkiksi käyttäjätunnusten ja salasanojen käsittelyssä.

Leirin päätyttyä kaikki yksilöivät henkilötiedot osallistujista hävitetään tietokannasta.

Palvelimesta otetaan varmuuskopioita säännöllisesti ja niitä säilytetään noin neljän viikon ajan. Palvelimen varsinaisesta tietokannasta poistettuja tietoja saattaa täten jäädä varmuuskopioihin. Varmuuskopiot on kuitenkin mahdollista manuaalisesti hävittää tarvittaessa.

Henkilötietolomake

Henkilötietolomakkeiden käsittelyn mahdollisia riskitekijöitä ovat esimerkiksi lomakkeiden joutuminen sellaiselle taholle, jolla ei ole valtuuksia lomakkeiden käsittelyyn. Riskin minimoimiseksi lomakkeet säilytetään leirin aikana lukitussa tilassa.

Leirin päätyttyä henkilötietolomakkeet hävitetään.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

Saada pääsy rekisterissä oleviin tietohinsa kuukauden sisällä pyynnöstä. Mikäli pyynnöt ovat toistuvia, niistä veloitetaan kohtuullinen maksu kerran vuodessa.
Pyytää rekisterissä olevien tietojen korjaamista tai poistamista.
Kieltäytyä markkinointiviestinnästä, kuten leiri- tai uutiskirjeestä.
Pyytää mahdollisuutta siirtää tietonsa toiseen järjestelmään.

Pyynnöt ja vaatimukset rekisterissä olevia tietoja koskien tulee esittää kirjallisesti postilla, puhelimitse tai sähköpostilla rekisteriselosteen alussa mainitulle yhteyshenkilölle.
Vaihtoehtoisesti pyynnön voi esittää myös nettisivuilla olevan palautelomakkeen kautta. Palautelomaketta käytettäessä tulee ottaa huomioon se, että palautelomakkeessa annetut henkilötiedot kirjataan henkilötietorekisteriin.